Organização: segredos para maximizar sua produtividade diária

Produtividade nada mais é do que a capacidade de fazer o máximo de trabalho possível, gastando o mínimo de recursos. É uma busca pela otimização, que pode ser aplicada tanto na vida pessoal quanto dentro das empresas.

Ela é trabalhada constantemente por pessoas que querem ter sucesso individual e coletivo, visto que está conectada ao equilíbrio entre quantidade e qualidade de trabalho, além dos recursos usados para realizá-los.

Quantidade e qualidade são fatores importantes porque o sucesso de uma tarefa depende de sua natureza. Geralmente, o objetivo é quantitativo, por exemplo, uma pessoa que precisa redigir três relatórios.

No entanto, também pode existir um objetivo qualitativo, como elaborar um projeto inovador para um cliente. No que diz respeito aos recursos, o mais valioso é o tempo, depois questões como o dinheiro, espaço físico e outros, também precisam ser considerados.

A produtividade faz uso de todos esses recursos de maneira inteligente e econômica, sem prejudicar a qualidade e a quantidade do trabalho.

Contudo, para produzir mais e melhor, é necessário estabelecer uma rotina, saber aumentar a produtividade, praticar a gestão de tempo, conhecer os benefícios dessa gestão e da produtividade e saber quais são os benefícios de um espaço organizado.

Como organizar a rotina?

Existem algumas práticas que ajudam a organizar a rotina diária, e uma delas é anotar em uma agenda todos os compromissos.

Não é fácil memorizar todos os afazeres e compromissos na cabeça, pois além de correr o risco de se esquecer, acaba sobrecarregando o cérebro e prejudicando as tarefas do cotidiano.

Para se livrar de preocupações e cumprir todas as obrigações, é interessante anotar tudo em uma agenda, por ordem de prioridade. Com isso, o gerente de uma companhia que realiza lavagem de cortinas a seco consegue gerenciar o próprio tempo.

Ter horários fixos para realizar as atividades é muito importante para que o organismo entre no ritmo e alcance a produtividade máxima.

A psicologia chama isso de condicionamento, ou seja, fazer sempre as coisas da mesma forma para reduzir erros que podem acontecer durante a execução das tarefas, além de trazer mais energia.

Quem trabalha em casa precisa de um ambiente adequado para manter o foco e criar uma rotina dinâmica. Um espaço específico ajuda a separar os momentos do dia a dia, como o horário de trabalho e o horário de descanso.

O ambiente precisa ser silencioso, bem ventilado e bem iluminado, longe de distrações e com todas as ferramentas de trabalho necessárias, como:

• Computador;
• Telefone;
• Impressora;
• Mesa;
• Cadeira.

Por fim, é muito importante equilibrar trabalho e descanso porque o cérebro precisa se refazer das atividades do cotidiano para manter a produtividade.

Além disso, é fora do horário de trabalho que o profissional resolve questões pessoais, como levar o animal de estimação a uma clínica veterinária mais próximo de mim, fazer suas tarefas domésticas, ter momentos de lazer com a família, entre outros.

Dicas para aumentar a produtividade

Para ter um dia produtivo e cumprir todos os afazeres, é interessante estabelecer uma rotina. Para isso, algumas dicas são:

Acordar cedo

Desde que o home office se tornou realidade na vida de muitas pessoas, dormir até mais tarde virou hábito. No entanto, acordar minutos antes de começar a trabalhar é extremamente prejudicial para a produtividade.

O cérebro precisa de um tempo para raciocinar rapidamente, por isso, o ideal é acordar pelo menos uma hora antes do trabalho para tomar um banho, preparar o café da manhã e trocar de roupa.

Desativar as notificações do celular

As notificações do celular prejudicam muito a produtividade se o usuário não souber aproveitá-las adequadamente. Existem aplicativos, como as redes sociais, que prejudicam a concentração ao longo do dia.

Juntando cada minuto que a pessoa passa olhando as notificações, pode ser surpreendente a quantidade de tempo perdido.

Com base nisso, o ideal é desativar as notificações que não são importantes para se concentrar no que realmente importa, como agendar uma entrega de exames motoboy.

Planejar as atividades

É necessário organizar as demandas do dia a dia, identificando quais são as prioridades para focar naquilo que é mais importante.

Existem aplicativos que ajudam nessa organização, por meio de descrições, prazo de término, etiquetas de sinalização, entre outros recursos.

Organizar o espaço de trabalho

Se a mesa estiver bem organizada, a produtividade melhora, por outro lado, a bagunça no espaço de trabalho pode fazer o profissional perder tempo.

Além do mais, a poluição visual prejudica o foco e atrasa a entrega de demandas, portanto, é fundamental organizar o ambiente todos os dias.

Dicas de gestão de tempo

A gestão de tempo também é muito importante para a produtividade, por isso, o primeiro passo é estabelecer metas. Elas trazem mais ânimo e motivação para alcançar objetivos profissionais e pessoais.

Se a meta de uma corporação que trabalha com vendas de grelha concreto água pluvial for aumentar a quantidade de clientes, saberá o que precisa fazer para alcançar esse propósito, e a mesma coisa acontece com a rotina de trabalho.

As atividades precisam estar de acordo com a jornada, sendo fundamental estipular uma média de tempo para executar cada uma. Querer abraçar o mundo só vai trazer prejuízos, por isso, o planejamento é muito importante.

Ele deve ser feito com base no que é realmente possível, sempre respeitando o horário de trabalho.

A padronização das atividades também ajuda a economizar tempo ao realizá-las, reduzindo as dificuldades e o nível de complexidade do que deve ser feito.

Além disso, o planejamento também evita a procrastinação, uma das maiores inimigas da produtividade. Ter o dia a dia programado ajuda a saber exatamente o que precisa ser feito e facilita a rotina.

Benefícios da gestão de tempo e produtividade

Uma boa gestão de tempo e produtividade traz benefícios para o profissional, independentemente de sua área de atuação.

Um deles é o aumento do foco, pois ter uma quantidade específica de horas para uma tarefa evita assumir várias responsabilidades ao mesmo tempo.

Os funcionários de uma companhia que fornece estojo para óculos personalizado também conseguem ser mais objetivos e passar mais tempo trabalhando naquilo que realmente importa.

As decisões são muito mais assertivas, visto que uma vez que existe um planejamento, fica mais fácil prever cenários. O profissional vai identificar prioridades e quais ações tomar diante de uma situação.

Organizar as atividades, levando em conta os detalhes da tarefa, ajuda a ter mais precisão e evita retrabalhos.

Também é uma ótima estratégia para reduzir o estresse, pois o indivíduo se sente menos sobrecarregado ao longo do dia.

Benefícios da organização do ambiente

De maneira geral, quem trabalha no setor de produção de gabinete outdoor Telecom prioriza a organização do ambiente de trabalho, pois isso traz diversas vantagens para os profissionais.

Arrumar, limpar e organizar o ambiente ajuda a ser mais eficaz, otimiza a execução das tarefas e aumenta a motivação. Sem falar que isso também transmite mais confiança para os clientes.

Para manter tudo sempre organizado, uma dica é descartar o que é desnecessário, como papéis e itens que não são mais usados e que não precisam ficar em cima da mesa.

Ela não precisa ficar muito cheia de coisas porque isso pode prejudicar o foco e até mesmo bloquear a criatividade. Para aproveitar melhor os benefícios da organização, cada elemento precisa estar em seu devido lugar.

No escritório de uma corporação que comercializa cabeçote de filtro de piscina, existem espaços adequados para armazenar documentos, pastas e outras ferramentas fundamentais para o trabalho.

Uma vez que o especialista sabe exatamente onde está o que precisa, economiza tempo e evita o estresse de não saber onde as coisas estão.

O ideal é executar o máximo de tarefas possível no computador porque isso diminui a quantidade de papéis espalhados pela mesa. O próprio computador precisa estar bem organizado para facilitar na hora de procurar documentos importantes.

Uma pessoa que tem vários compromissos ao longo do dia, deve anotá-los em uma agenda ou em lembretes que podem ser pendurados em um mural. Isso também serve para profissionais que lidam com demandas que surgem de repente.

Ao fazer isso, os colaboradores de uma loja de filme stretch atacado conseguem melhorar a funcionalidade do espaço de trabalho e criar um ambiente mais ergonômico para todos.

Considerações finais

Como visto, organizar uma rotina diária é indispensável para qualquer pessoa que queira ser mais produtivo em seu dia a dia.

A produtividade é essencial para concluir tarefas com qualidade, sem utilizar recursos em excesso, economizando tempo.

Para isso, é interessante saber administrar o próprio tempo, por meio de estratégias que vão desde a priorização das tarefas até a organização do ambiente.

Desse modo, fica mais fácil aproveitar os benefícios da gestão de tempo e produtividade e manter o espaço de trabalho sempre organizado.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.